De club's reglement

1 Inleiding

Hartelijk welkom bij onze tennisclub TC HERZELE ( TCH ). Onnodig te vermelden dat U ontegensprekelijk de juiste keuze hebt gemaakt. Inderdaad, tennis is de mooiste sport ter wereld.

Als nieuw lid is het prettig om snel te weten wat de regels en afspraken zijn binnen onze tennisclub. Daarom hebben we die in deze uitgave van Huisregels bij elkaar gebracht. We zorgen ervoor dat je deze informatie ook via onze website kunt inzien. Kijk daarom regelmatig op onze site voor de meest actuele informatie.

Zijn er nog vragen, neem dan contact op met een van de bestuursleden. De contact gegevens en de verdeling van de bestuurstaken zijn hier achteraan als bijlage te vinden.

2 Bestuur

Het bestuur van TCH bestaat uit zeven leden: de voorzitter, de ondervoorzitter, secretaris, hulpsecretaris, penningmeester en 2 bestuursleden. Ook voor de meer specifieke taken zijn een aantal mensen aangeduid.

Het bestuur vergadert in de regel 4 keer per jaar. De belangrijkste gesprekspunten vind je terug op onze website of op onze prikborden in de chalet.

Overzicht bestuur

3 Lid worden bij TCH

Een jaarlidmaatschap van TCH betekent automatisch een lidmaatschap van onze overkoepelende organisatie “Tennis Vlaanderen”. Nieuwe leden kunnen zich aanmelden bij de mensen van het bestuur of via onze website.

3.1 Ledenstop

Het bestuur kan te allen tijde een ledenstop invoeren en zo nodig een wachtlijst aanleggen.

Inschrijvingen van personen op de wachtlijst gebeuren op basis van het beginsel, “ wie eerst komt eerst maalt”. Familieleden van reeds bestaande leden die ook wensen aan te sluiten bij onze club vormen hierop een uitzondering.

4 Lidmaatschap

4.1 Soorten leden

Hiertoe behoren kids - 8 jaar en 9- 12jarigen, jeugd 12 – 18 jaar en volwassenen. De leden zijn gedurende het gehele kalenderjaar lid van de vereniging.

Het lidmaatschap geeft recht op toegang tot onze terreinen van 1 april tot 31 oktober.

Inbegrepen is ook een verzekering ter dekking van een aantal risico’s eigen aan onze tennissport.

4.2 Vaststelling en inning lidgeld

leder jaar wordt tijdens de algemene ledenvergadering de hoogte van de lidgelden vastgesteld.

Alle contributiebedragen staan op onze website Tcherzele.be onder het item leden / lidgeld vermeld.

Betaling van de contributie gaat via overschrijving op onze rekening , of kan worden voldaan op onze jaarlijkse inschrijvingsvergadering met receptie ( hapje & drankje wordt aangeboden) eind januari.

Vroege inschrijvingen ( dit betekent betaling ontvangen voor 1 februari ), genieten van een gereduceerd tarief.

NB. Tennislessen worden apart in rekening gebracht.

4.3 Contributieheffing bij aanmelding na 1 juli
Bij aanmelden na 1 juli van het lopende verenigingsjaar wordt de contributie berekend op 70 % van het initiële bedrag.


5 Tennislessen

Tc Herzele organiseert tijdens de lente een reeks van 8 lessen voor zowel jeugd als volwassenen. In de winter zijn er ook reeksen van 20 lessen voor de jeugd in het sportcomplex “De Steenoven” voor de kleuren blauw, rood en oranje.

Tijdens de zomermaanden zijn er 2 tennis/omnisport kampen in samenwerking met de sportdienst van de gemeente Herzele. Meer info zie website Tc Herzele – Tennisschool.

6 Gebruik van de Terreinen

TCH beschikt over 2 gravelbanen en 2 kunstgrasbanen voorzien van verlichting.

Er kan gespeeld worden van 9.00 tot 22.00 uur. Vertrek je van de baan dan moet je de verlichting zelf doven.

Andere personen dan de spelers en eventueel de scheidsrechter zijn binnen de afsluiting niet toegelaten.

Normalerwijze worden de terreinen ontgrendeld door de medewerkers van de Sportdienst Herzele. Voor onze leden bevinden er zich ook sleutels in ons clubhuis die toegang verlenen tot de terreinen. Ze bevinden zich juist onder de ideeënbus tussen de koelkast en het keukenaanrecht.

6.1 Verlichting

De verlichting wordt handmatig bediend, de schakelaars voor de gravelbanen bevinden zich bij de ingang van de terreienen langs de kant van de chalet.

Deze voor de kunstgras terreinen kun je vinden op de scheiding tussen de gravel en kunstgraterreinen langs de kant van het complex de Steenoven.

Uit economisch- en energiebesparend oogpunt is het van belang dat er niet meer licht brandt, dan strikt noodzakelijk is.

6.2 Tennisschoenen & kledij

Vanzelfsprekend is het dragen van tennisschoenen (met profiel in de zool) op de banen verplicht. Alleen tennisschoenen met een vlak profiel zijn toegestaan.

Ook tenniskledij is verplicht.

6.3 Wel of niet spelen!

Bij bepaalde weersomstandigheden kan er geen gebruik worden gemaakt van de gravelbanen. Dit wordt dan apart aangegeven in het clubhuis en vermeld op de ingangsdeur van de terreinen.

Bij regenweer moet onmiddellijk het spel gestaakt worden vanaf het moment dat er zich plassen beginnen te vormen op het terrein.

In géén geval is het toegestaan de plassen die zich op de baan bevinden trachten te verwijderen door er met de sleepnetten over te gaan. Er is maar één remedie, namelijk wachten tot het water volledig is weggetrokken!!

6.4 Onderhoud van de terreinen na het spelen :

Na elk speeluur moet het terrein geveegd worden met een sleepnet. Bij zeer droog weer dient er ook te worden gesproeid. De sproei-installatie bevindt zich halverwege tussen beide terreinen.

Belangrijk: ieder terrein beschikt over 2 netten, één langs iedere zijde van de terreinen. Nà het gebruik van de sleepnetten moeten deze terug opgehangen worden op de daartoe voorziene plaats.

Na ieder speeluur dienen de terreien te worden geveegd met de aanwezige veegborstel.

Deze borstels bevinden zich ter hoogte van het net langs iedere zijde van het terrein. Na het gebruik deze borstels graag terug op dezelfde plaats achterlaten.

6.5 Reserveringssysteem

Bij TCH geldt een reserveringssysteem via de website van “Tennis Vlaanderen”

Je kan ook de app van “Tennis Vlaanderen” installeren op je smartphone en via deze wijze een terreinen reserveren. Op onze website van TC Herzele bevindt zich ook een link naar dit reserveringssysteem.

6.6 Reservatieregels

Nooit zal een reglement ALLE geschillen kunnen voorkomen… FAIR-PLAY geldt daarom als een MUST voor iedere speler.

6.7 Hoe reserveren?

Registratie gebeurt via de website van Tennis Vlaanderen ( www.tennisvlaanderen.be ) onder de rubriek “Reserveer een terrein”. Dit kan gebeuren via jouw computer of via iedere andere weg (PC, tablet, smartphone…) die toelaat via het internet in te loggen op bovenvermelde website.

Reserveer terrein

Inloggen gebeurt met je Tennis Vlaanderen-lidnr en wachtwoord (zie mail Tennis Vlaanderen).

Zo komt men in het elektronisch reservatieboek waar je een terrein kan reserveren.

Alle reglement-bepalingen zitten in het systeem geprogrammeerd (bv: geen tripel boeking mogelijk).

6.8 Baanbezetting

Vanwege toernooien, tennislessen, baanverhuur, evenementen e.d. komt het voor dat de banen (deels) hiervoor gereserveerd zijn. Hiervan wordt op het aanplakbord van het clubhuis melding gemaakt.

Deze reservaties ( aard & duur ) zijn ook zichtbaar op de dagplanning in het elektronisch reservatiesysteem.

7 Introductieregeling & spelen met niet-leden

7.1 Systeem “kennismaking”

Wil je voor het eerst kennis maken met onze vereniging?

Ben je nog niet overtuigd dat tennis jouw ding is en wil je dit eerst maar eens uitproberen vooraleer je overweegt om lid te worden van onze club? Dat kan!!

Neem contact op met één van onze leden om samen een balletje te slaan. Jouw retrebutie dien je wel direct af te rekenen met de sportdienst van de gemeente Herzele

7.2 Spelen met niet-leden


8 Clubhuis of Chalet

8.1 Gebruik Clubhuis

Het clubhuis staat ter beschikking van onze leden, hun ouders, vriend(inn)en en begeleiders. Een clublid is verantwoordelijk voor de personen (niet-leden) in zijn gezelschap.

Na het gebruik van het clubhuis zorg je ervoor dat deze weer schoon en netjes achterblijft. Alle gebruikte apparatuur moet worden schoongemaakt, afgewassen en opgeruimd. Stoelen, zetels en tafels dienen terug in de originele positie te worden geplaatst.

8.2 Bardiensten

TCH beschikt over een chalet mét bar ter beschikking van onze leden. Niet-leden, ouders van spelers en begeleiders kunnen gebruik maken van deze service, enkel wanneer zij vergezeld zijn van een lid van onze vereniging die de kosten van het verbruik op zich neemt. Niemand echter is verplicht in de bar iets te nuttigen. De gelegenheid is er enkel om in de behoefte te voorzien van zij die dit wensen.

De bardiensten worden door de leden zelf verzorgd. Alle leden zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen.

Wie wel gebruik maakt van de bar, wordt gevraagd het verbruik te noteren op de daartoe bestemde briefjes en deze in de ideeënbus te deponeren die zich tussen de koelkast en de keukenkasten bevindt.

Vul deze briefjes duidelijk in om, in uw eigen belang, achteraf alle betwistingen te vermijden.

De bar mag tot uiterlijk 24.00 uur geopend zijn.

8.3 Hoe de barrekening aanzuiveren

Het bestuur informeert je op gezette tijden ( minimaal 2 maal per seizoen) over de staat van uw rekening met de vriendelijke doch dringende vraag deze snel te regelen via bankoverschrijving met de vermelding van je naam, voornaam en de vermelding “barrekening”.

8.4 Huis- en gedragsregels over alcoholgebruik in de clubhuisbar

8.5 Openen en afsluiten van het clubhuis

Het clubhuis van TC Herzele beschikt over een elektronische toegangsbeveiliging. Dit systeem verzekert een automatische toegangscontrole met magneetkaarten (badges). Leden die dit wensen kunnen een persoonlijke toegangsbadge verkrijgen via de bestuursleden van de club. Hiermee kan men de deur openen zonder enige tussenkomst.

Enkel leden van TC Herzele vanaf de leeftijd van 12 jaar kunnen een badge ontlenen en gebruiken, mits het betalen van een waarborg tegen ontvangstbewijs. De waarborg wordt terugbetaald wanneer de badge in goede staat terug is ingeleverd. De leden kunnen zelf oordelen of het hebben van een badge in hun specifieke situatie de moeite loont.

De toegangsbadges worden afgeleverd op naam, de titularis van de badge is verantwoordelijk voor het gebruik, en mag in geen geval de badge doorgeven voor gebruik aan derden.

Het is wel mogelijk één enkele badge per familie/gezin te laten registreren.

Het badgesysteem laat toe te controleren wie en wanneer zich toegang verschaft heeft tot het chalet. Deze informatie zal echter alleen worden geconsulteerd bij problemen van beschadiging, het gebruik/misbruik van het clubhuis buiten de toegestane openingsuren of bij diefstal van voorwerpen en dranken die zich in het chalet bevinden.

Verlies of diefstal van de badge dient meteen door de titularis gemeld te worden. In dit geval wordt de badge gedeactiveerd om misbruik te voorkomen en wordt de waarborg ingehouden.

Punten van aandacht bij gebruik :

8.6 Verbandtrommel

In het clubhuis, in de kast rechts onder de spoeltafel, staat een verbandtrommel ter beschikking voor 1e hulp.

8.7 Brandblusser

In het clubhuis bevindt zich ook een brandblusser.

9 Competities

Via TCH kan worden deelgenomen aan diverse competities.

9.1 Interclub competitie

Deze wordt georganiseerd door Tennis Vlaanderen. We kennen hier heren- en damesteams voor alle leeftijden en zogenaamde veteranenteams met een leeftijdgrens vanaf 25 jaar.

Deze competitie behelst 3 tot 6 wedstrijddagen van ongeveer half april tot eind mei, en wordt gespeeld in poulesysteem. Bij verdere plaatsing kan dit echter ( en hopelijk voor de spelers) verder uitlopen tot september.

Indien interesse en voor verdere inlichtingen kan je steeds terecht bij onze interclubverantwoordelijke ( contactgegevens zoals steeds achteraan in bijlage ).

9.2 Clubkampioenschap TC Herzele

Deze competitie wordt georganiseerd door TCH. We kennen hier ook verschillende groepssamenstellingen :

Heren A - Heren B - Heren +45 - Heren dubbel

Dames A - Dames B - Dames +45 - Dames dubbel

Dubbel gemengd

Jeugdkampioenschappen

Inschrijven gebeurt via de lijsten die zich bevinden op het aanplakbord in het clubhuis. In de regel kan dit gebeuren vanaf eind april. De eigenlijke matchen ( op basis van het “knock-out” systeem ) vinden plaats tussen juni en begin september. De finales van de verschillende categorieën worden in de regel op zaterdag medio september afgewerkt.

Meer informatie te bekomen bij de bestuursleden. Voor het jeugdkampioenschap wendt U zich het best tot onze jeugdtrainer ( inderdaad gegevens in bijlage… )

9.3 Buizentornooi

Eind juni ( de laatste zaterdag van deze maand) is het mogelijk mee te doen aan een mixed-dubbelcompetitie, die wordt georganiseerd door TCH. Ook niet-leden kunnen hierop inschrijven. Het is een gedroomde kans om nader kennis te maken met de club en zijn leden. Meedoen is belangrijker dan winnen. Traditioneel wordt deze dag afgesloten met een deugddoende BBQ

9.4 Kosten

De kosten voor deelname aan de diverse competities en de beschikbaar gestelde ballen worden vooraf meegedeeld en komen voor rekening van de deelnemende teams.

10 Jeugdactiviteiten

Tennislessen het ganse jaar door.

Tennis/omnisport stages tijdens de zomer.

Jeugdkampioenschap.

Begeleid spelen tijdens de maanden juli en augustus

Deelname aan jeugd – en kidstornooien.

En natuurlijk, indien meer informatie gewenst, contacteer onze verantwoordelijke jeugdbeleid

11 Diversen

11.1 Schoonmaak clubhuis en verzorging terreinen

Het spreekt voor zich dat ieder lid zorgt dat de banen en het terrein ernaast netjes worden achter gelaten. Vernielingen aan het terrein, de banen of het clubhuis worden bij het verantwoordelijke lid in rekening gebracht. Beschadigingen en vernielingen vragen we je terstond te melden bij een van de bestuursleden om te zorgen dat deze zo snel mogelijk worden hersteld.

11.2 Informatievoorziening

Informatie over TCH vind je op tcherzele.be Hier staat alles vermeld over samenstelling bestuur, activiteiten, competities, inschrijfformulieren etc.

Verder verschijnt er periodiek een digitale nieuwsbrief. Hierin worden uitslagen, mededelingen vanuit het bestuur, actuele informatie e.d. opgenomen.

11.3 Camera bewaking
Gezien de aanwezigheid van een tablet en toebehoren toch enige waarde vertegenwoordigt wordt de chalet onder camerabewaking geplaatst. De opgenomen beelden zullen enkel bekeken worden indien er aanwijzingen of vermoedens van misbruik zijn (tav de computerinstallatie of andere faciliteiten). Dit kan enkel gebeuren door minimum 2 gemachtigden van het bestuur samen of door een officiële gemachtigde.

Screenshot 2020 01 07 at 21 16 44
Johan Woumans

Voorzitter

Algemeen beleid, Infrastructuur beheer & onderhoud, relatie met het gemeentebestuur, organisatie interclub.

Tel: 054 50 26 11

Gsm: 0468 03 26 28

Screenshot 2020 02 02 at 14 08 58
Anita De Saedeleer

Secretaris

Organisatie interclub, organisatie sportieve evenementen, beheer bar

Tel: 053 62 59 03

GSM: 0499 47 39 82

Screenshot 2020 01 08 at 21 51 34
Jan Van Impe

Ondervoorzitter

Jeugdbeleid, Verantwoordelijke & organisatie Interclub, Relatie met het gemeentebestuur

Tel: 053 80 54 79

GSM: 0470 13 22 92

Screenshot 2020 02 02 at 14 09 53
Paul De Groote

Penningmeester

Financieel beheer & begroting, Infrastructuur beheer & onderhoud, Beheer bar ( dranken )

GSM: 0471 13 22 21‬

Screenshot 2020 02 02 at 14 10 06
Guido Daem

Hulpsecretaris

Public relations & communicatie, Beheer bar ( dranken ), Organisatie sportieve evenementen

Tel: 053 62 37 98

Gsm: 0479 79 58 41

Marc
Marc Roets

Verantwoordelijke marketing & externe relaties

Verantwoordelijke marketing, Externe relaties, Infrastructuur beheer & onderhoud

Tel: 053 62 70 77

Gsm: 0475 76 64 89

Peter
Peter Berwouts

IT verantwoordelijke

Verantwoordelijke website & hardware, IT solutions

Gsm: 0497 05 50 38

Guido Noens
Guido Noens

Tennisleraar

Verantwoordelijke jeugdbeleid, Organisatie tennislessen, Verantwoordelijke relaties Sportdienst Steenoven, Organisatie Interclub

Tel: 053 62 45 00

Gsm: 0474 61 40 64

Robin
Robin Deschaumes

Assistent tennisleraar

Vertegenwoordiger jeugd, organisatie jeugd competities, Tennislessen jeugd

Gsm: 0479 38 53 73

Website by Peter