Regelement

1 Inleiding

Hartelijk welkom bij onze tennisclub TC HERZELE ( TCH ). Onnodig te vermelden dat U ontegensprekelijk de juiste keuze hebt gemaakt. Inderdaad, tennis is de mooiste sport ter wereld. Als nieuw lid is het prettig om snel te vernemen wat de regels en afspraken zijn binnen onze tennisclub. Daarom hebben we die in deze uitgave van Huisregels bij elkaar gebracht. Consulteer regelmatig deze website voor de meest actuele informatie. Zijn er nog vragen, neem dan contact op met een van de bestuursleden. De contact gegevens en de verdeling van de bestuurstaken kan je raadplegen op deze website onder “Onze Club” / “Bestuur”.

2 Bestuur

Het bestuur van TCH bestaat uit zeven leden: de voorzitter, de ondervoorzitter, secretaris, hulpsecretaris, penningmeester en 2 bestuursleden. Ook voor de meer specifieke taken zijn een aantal mensen aangeduid. Het bestuur vergadert in de regel 6 keer per jaar. De belangrijkste gesprekspunten vind je terug op deze website of op onze prikborden in de chalet.

3 Lid worden bij TCH

Een jaarlidmaatschap van TCH betekent automatisch een lidmaatschap van onze overkoepelende organisatie “Tennis Vlaanderen”. Nieuwe leden kunnen zich aanmelden bij de mensen van het bestuur of via onze website.

3.1 Ledenstop

Het bestuur kan te allen tijde een ledenstop invoeren en zo nodig een wachtlijst aanleggen.
Inschrijvingen van personen op de wachtlijst gebeuren op basis van het beginsel, “ wie eerst komt eerst maalt”. Familieleden van reeds bestaande leden die ook wensen aan te sluiten bij onze club vormen hierop een uitzondering.

4 Lidmaatschap

4.1 Soorten leden

Hiertoe behoren kids - 8 jaar en 9- 12jarigen, jeugd 12 – 18 jaar en volwassenen. De leden zijn gedurende het gehele kalenderjaar lid van de vereniging. Het lidmaatschap geeft recht op toegang tot onze terreinen van 1 april tot 31 oktober. Inbegrepen is ook een verzekering ter dekking van een aantal risico’s eigen aan onze tennissport.

4.2 Vaststelling en inning lidgeld

leder jaar wordt tijdens de algemene ledenvergadering de hoogte van de lidgelden vastgesteld. Alle contributiebedragen staan op onze website Tcherzele.be onder het item “Lid worden” vermeld. Betaling van de contributie gaat via overschrijving op onze rekening , of kan worden voldaan op onze jaarlijkse inschrijvingsvergadering met receptie ( hapje & drankje wordt aangeboden) eind januari. Vroege inschrijvingen ( dit betekent betaling ontvangen voor 1 februari ), genieten van een gereduceerd tarief. NB. Tennislessen worden apart in rekening gebracht.

4.3 Contributieheffing bij aanmelding na 1 juli

Bij aanmelden na 1 juli van het lopende verenigingsjaar wordt de contributie berekend op 70 % van het initiële bedrag.

5 Tennislessen

Tc Herzele organiseert het ganse jaar door lessen voor zowel jeugd als volwassenen. Vooral het “Start 2 Tennis” project voor volwassenen is zeker een aanrader voor de beginnende tennisspeler

Tijdens de zomermaanden zijn er 2 tennis/omnisport kampen voor de jeugd in samenwerking met de sportdienst van de gemeente Herzele.
Meer info over dit alles op deze website onder het menu “Tennisschool”.

6 Gebruik van de Terreinen

TCH beschikt over 2 gravelbanen en 2 kunstgrasbanen voorzien van verlichting. Er kan gespeeld worden van 9.00 tot 22.00 uur. Verlaat je de baan dan moet je de verlichting zelf doven. Andere personen dan de spelers en eventueel de scheidsrechter zijn binnen de afsluiting niet toegelaten. Normalerwijze worden de terreinen ontgrendeld door de medewerkers van de Sportdienst Herzele. Voor onze leden bevinden er zich ook sleutels in ons clubhuis die toegang verlenen tot de terreinen. Ze bevinden zich juist onder de ideeënbus tussen de koelkast en het keukenaanrecht.

6.1 Verlichting

De verlichting wordt handmatig bediend, de schakelaars voor de gravelbanen bevinden zich bij de ingang van de terreienen langs de kant van de chalet. Deze voor de kunstgras terreinen kun je vinden op de scheiding tussen de gravel en kunstgrasterreinen langs de kant van het complex de Steenoven. Uit economisch- en energiebesparend oogpunt is het van belang dat er niet meer licht brandt, dan strikt noodzakelijk is.

6.2 Tennisschoenen & kledij

Vanzelfsprekend is het dragen van tennisschoenen (met profiel in de zool) op de banen verplicht. Alleen tennisschoenen met een vlak profiel zijn toegestaan. Ook tenniskledij is verplicht.

6.3 Wel of niet spelen!

Bij bepaalde weersomstandigheden kan er geen gebruik worden gemaakt van de gravelbanen. Dit wordt dan apart aangegeven in het clubhuis en vermeld op de ingangsdeur van de terreinen. Bij regenweer moet onmiddellijk het spel gestaakt worden vanaf het moment dat er zich plassen beginnen te vormen op het terrein. In géén geval is het toegestaan de plassen die zich op de baan bevinden trachten te verwijderen door er met de sleepnetten over te gaan. Er is maar één remedie, namelijk wachten tot het water volledig is weggetrokken!!

6.4 Onderhoud van de terreinen na het spelen :

• Gravelterreinen: Na elk speeluur moet het terrein geveegd worden met een sleepnet. Bij zeer droog weer dient er ook te worden gesproeid. De sproei-installatie bevindt zich halverwege tussen beide terreinen. Belangrijk: ieder terrein beschikt over 2 netten, één langs iedere zijde van de terreinen. Nà het gebruik van de sleepnetten moeten deze terug opgehangen worden op de daartoe voorziene plaats.
• Kunstgrasterreinen : Na ieder speeluur dienen de terreinen te worden geveegd met de aanwezige veegborstel. Deze borstels bevinden zich ter hoogte van het net langs iedere zijde van het terrein. Na het gebruik deze borstels graag terug op dezelfde plaats achterlaten.

6.5 Reserveringssysteem

Bij TCH geldt een reserveringssysteem via de website van “Tennis Vlaanderen” Je kan ook de app van “Tennis Vlaanderen” installeren op je smartphone en via deze wijze een terrein reserveren. Op onze website van TC Herzele bevindt zich ook een link naar dit reserveringssysteem.

6.6 Reservatieregels

• Een definitieve en geldige reservatie is deze vermeld in het reservatiesysteem. Enkel op basis hiervan wordt de geldigheid ervan aanvaard.
• Elke reservatie is geldig voor EEN uur in enkelspel of EEN uur in dubbelspel. De reservatie vangt stipt aan op het uur. Wanneer men niet aanwezig is, heeft een willekeurige andere aanwezige clubspeler het recht het ganse uur dit terrein te bespelen. Indien er verschillende spelers aanwezig zijn, heeft zij/hij die voor die dag geen reservatie heeft, de voorkeur..
• De reservatie van een terrein gebeurt door zich in het reservatiesysteem slechts EENMAAL/DAG in te schrijven op de door de speler verlangde datum, uur en terrein.
• Het is mogelijk meerdere dagen op voorhand te reserveren. De dagen voor de reeds geboekte reservatie heeft U de mogelijkheid om te spelen indien een terrein niet voorbehouden is of iemand niet komt opdagen.
• U kan maximaal over 2 lopende reserveringen beschikken in het systeem.
• Het is onmogelijk mèèr dan éénmaal per dag een terrein te reserveren.
• Wanneer men gereserveerd heeft maar niet kan spelen, verwijdert men de gemaakte reservatie zodat anderen de gelegenheid wordt geboden dit uur in te nemen.
• Op werkdagen dienen reservaties van 2 jeugdspelers (ingeschreven als –16 jaar) gespeeld te worden voor 19 uur. Een reservatie van een volwassene en een jeugdspeler is toegelaten na 19 uur. Een jeugdspeler mag echter na 19 uur niet alleen reserveren.
• Indien men geen medespeler heeft, mag men alleen reserveren. Dit geldt als uitnodiging voor een tweede speler die nog niet gereserveerd heeft. Om de reservatie te vervolledigen schrijft hij/zij er zijn/haar naam bij in het systeem. Indien 1 uur vóór aanvang van de speeltijd er zich geen medespeler heeft gemeld dient de reservatie zonder medespeler te worden verwijderd. Vooraf akkoord vragen aan de medespeler om te spelen is niet gebruikelijk, dit om de sportiviteit tussen leden te bevorderen.
• De leden van het bestuur zien erop toe dat dit reglement stipt nageleefd wordt. (Herhaaldelijke) overtredingen van het reglement kunnen leiden tot sancties vanwege het bestuur.

Nooit zal een reglement ALLE geschillen kunnen voorkomen. FAIR-PLAY geldt als een MUST voor iedere speler.

6.7 Hoe reserveren?

Registratie gebeurt via de website van Tennis Vlaanderen ( www.tennisvlaanderen.be ) onder de rubriek “Reserveer een terrein”. Dit kan gebeuren via jouw computer of via iedere andere weg (PC, tablet, smartphone…) die toelaat via het internet in te loggen op bovenvermelde website.

Reserveer terrein Inloggen gebeurt met je Tennis Vlaanderen-lidnr en wachtwoord (zie mail Tennis Vlaanderen).

Zo komt men in het elektronisch reservatieboek waar je een terrein kan reserveren.

Alle reglement-bepalingen zitten in het systeem geprogrammeerd (bv: geen tripel boeking mogelijk).

6.8 Baanbezetting

Vanwege toernooien, tennislessen, baanverhuur, evenementen e.d. komt het voor dat de banen (deels) hiervoor gereserveerd zijn. Hiervan wordt op het aanplakbord van het clubhuis melding gemaakt. Deze reservaties ( aard & duur ) zijn ook zichtbaar op de dagplanning in het elektronisch reservatiesysteem.

7 Introductieregeling & spelen met niet-leden

7.1 Systeem 'Gastspeler'

Wil je voor het eerst kennis maken met onze vereniging? Ben je nog niet overtuigd dat tennis jouw ding is en wil je dit eerst maar eens uitproberen vooraleer je overweegt om lid te worden van onze club? Dat kan!! Neem contact op met één van onze leden om samen een balletje te slaan. Jouw retrebutie dien je wel af te rekenen met deze persoon. Je kan maximaal 4 maal reserveren als gastpeler met één van onze leden.

7.2 Hoe spelen met niet-leden via het systeem “GASTSPELER”

• Als niet-lid kan je door één van onze leden worden uitgenodigd om te spelen, of je kan het zelf vragen.
• Er geldt een vergoeding van € 6,- per persoon per periode van 1 uur.
• Het niet-lid dient altijd te zijn vergezeld van een TCH-lid. Deze begeleider ziet toe op het dragen van het juiste schoeisel en passende kleding.
• De reservatie met een niet-lid wordt door het TCH lid bevestigd in het reservatiesysteem van “Tennis Vlaanderen” middels gebruik te maken van de mogelijkheid “GASTSPELER”. Ieder lid kan tijdens het seizoen in totaal 5 reservaties boeken met een gastspeler.
• Het TCH lid is verantwoordelijk voor het betalen van deze vergoeding via het reservatiesysteem van “Tennis Vlaanderen”. De betaling gebeurt onmiddellijk via “bancontact”. Daarna is de reservatie definitief.
• Tot één uur ervoor kan de reservatie ongedaan worden gemaakt en wordt het betaalde bedrag automatisch terug gestort op de rekening van het TCH lid.

8 Clubhuis of Chalet

8.1 Gebruik Clubhuis

Het clubhuis staat ter beschikking van onze leden, hun ouders, vriend(inn)en en begeleiders. Een clublid is verantwoordelijk voor de personen (niet-leden) in zijn gezelschap. Na het gebruik van het clubhuis zorg je ervoor dat deze weer schoon en netjes achterblijft. Alle gebruikte vaat moet worden schoongemaakt, afgewassen en opgeruimd. Stoelen, zetels en tafels dienen terug in de originele positie te worden geplaatst.

8.2 Bardiensten

TCH beschikt over een chalet mét bar en terras ter beschikking van onze leden. Niet-leden, ouders van spelers en begeleiders kunnen gebruik maken van deze service, enkel wanneer zij vergezeld zijn van een lid van onze vereniging die de kosten van het verbruik op zich neemt. Niemand echter is verplicht in de bar of op het terras iets te nuttigen. De gelegenheid is er enkel om in de behoefte te voorzien van zij die dit wensen. De bardiensten worden door de leden zelf verzorgd. Alle leden zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen. Wie wel gebruik maakt van de bar, wordt gevraagd het verbruik te registreren via het automatische kassasysteem op de tablet, die zich op hoek van de keukenkast bevindt. Een gedetailleerde handleiding van deze automatische kassa kan je raadplegen op deze website via het menu : Onze club / kassa. Er bevindt zich ook een beknopte versie ervan in het chalet.

De bar mag tot uiterlijk 24.00 uur geopend zijn.

8.3 Hoe de barrekening aanzuiveren

Het bestuur informeert je via mail op gezette tijden ( minimaal 2 maal per seizoen) over de staat van uw rekening met de vriendelijke doch dringende vraag deze snel aan te zuiveren via bankoverschrijving met de vermelding van je naam, voornaam en de vermelding “barrekening”. Je kan steeds een overzicht bekomen van al jouw nog niet geregelde consumpties via het kassasysteem beschikbaar in de chalet. Het detail van je rekening wordt dan automatissch naar je e-mailadres gestuurd.

8.4 Huis- en gedragsregels over alcoholgebruik in de clubhuisbar

• Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank te gebruiken in de bar of elders op het terrein van de vereniging.
• Het is niet toegestaan om in de bar gekochte alcoholhoudende drank elders (bijvoorbeeld in de kleedkamers, terreinen) te nuttigen dan in de bar of op het terras.
• Er wordt geen alcohol geschonken aan: -16 jarigen, Jeugdleiders, trainers van jeugdleden en andere begeleiders van de jeugd tijdens het uitoefenen van hun functie zoals personen die fungeren als chauffeur bij het vervoer van spelers.
• Het bestuur wil voorkomen dat personen met meer dan het toegestane promillage alcohol aan het verkeer deelnemen. Op basis daarvan kan de verstrekking van alcoholhoudende drank worden geweigerd.
• In samenspraak met de Spordienst van Herzele werd afgesproken een “rookvrije zone” in te stellen op en rondom de terreinen van TC Herzele. Deze beperking geldt ook voor het gebruik van de e-sigaret. Op een aantal daartoe aangewezen plaatsen wordt deze beperking opgeheven en bestaat aldus de mogelijkheid om te roken.

8.5 Openen en afsluiten van het clubhuis

Het clubhuis van TC Herzele beschikt over een elektronische toegangsbeveiliging. Dit systeem verzekert een automatische toegangscontrole met magneetkaarten (badges). Leden die dit wensen kunnen een persoonlijke toegangsbadge verkrijgen via de bestuursleden van de club. Hiermee kan men de deur openen zonder enige tussenkomst.

Enkel leden van TC Herzele vanaf de leeftijd van 12 jaar kunnen een badge ontlenen en gebruiken, mits het betalen van een waarborg tegen ontvangstbewijs. De waarborg wordt terugbetaald wanneer de badge in goede staat terug is ingeleverd. De leden kunnen zelf oordelen of het hebben van een badge in hun specifieke situatie de moeite loont. De toegangsbadges worden afgeleverd op naam, de titularis van de badge is verantwoordelijk voor het gebruik, en mag in geen geval de badge doorgeven voor gebruik aan derden. Het is wel mogelijk één enkele badge per familie/gezin te laten registreren.

Het badgesysteem laat toe te controleren wie en wanneer zich toegang verschaft heeft tot het chalet. Deze informatie zal echter alleen worden geconsulteerd bij problemen van beschadiging, het gebruik/misbruik van het clubhuis buiten de toegestane openingsuren of bij diefstal van voorwerpen en dranken die zich in het chalet bevinden.

Verlies of diefstal van de badge dient meteen door de titularis gemeld te worden. In dit geval wordt de badge gedeactiveerd om misbruik te voorkomen en wordt de waarborg ingehouden.

Punten van aandacht bij gebruik :

• Opgelet, de toegangsmagneet werd bovenaan de deuropening geïnstalleerd. Door de lage deuropening kunnen een aantal mensen risico lopen om met het hoofd tegen deze magneet aan te lopen. Wees dus alert bij het binnen- en buiten treden van het chalet.
• Bij het naar buiten gaan er voor zorgen dat de deur steeds wordt dicht getrokken, ook wanneer je op het tennisterrein gaat spelen.

8.6 Verbandtrommel

In het clubhuis, in de kast rechts onder de spoeltafel, staat een verbandtrommel ter beschikking voor 1e hulp.

8.7 Brandblusser

In het clubhuis bevindt zich ook een brandblusser.

9 Competities

Via TCH kan worden deelgenomen aan diverse competities.

9.1 Interclub competitie

Deze wordt georganiseerd door Tennis Vlaanderen. We kennen hier heren- en damesteams voor alle leeftijden en zogenaamde veteranenteams met een leeftijdgrens vanaf 25 jaar. Deze competitie behelst 3 tot 6 wedstrijddagen van ongeveer half april tot eind mei, en wordt gespeeld in poulesysteem. Bij verdere plaatsing kan dit echter ( en hopelijk voor de spelers) verder uitlopen tot september. Indien interesse en voor verdere inlichtingen kan je steeds terecht bij onze interclubverantwoordelijke (contactgegevens zoals steeds via deze website : Onze Club/Bestuur ).

9.2 Clubkampioenschap TC Herzele

Deze competitie wordt georganiseerd door TCH. We kennen hier ook verschillende groepssamenstellingen : Heren A - Heren B - Heren +45 - Heren dubbel Dames A - Dames B - Dames +45 - Dames dubbel Dubbel gemengd Jeugdkampioenschappen

Inschrijven gebeurt via de lijsten die zich bevinden op het aanplakbord in het clubhuis. In de regel kan dit gebeuren vanaf eind april. De eigenlijke matchen ( op basis van het “knock-out” systeem ) vinden plaats tussen juni en begin september. De finales van de verschillende categorieën worden in de regel op zaterdag medio september afgewerkt. Meer informatie te bekomen bij de bestuursleden. Voor het jeugdkampioenschap wendt U zich het best tot onze jeugdtrainer ( inderdaad gegevens via website Onze Club/bestuur)

9.3 Buizentornooi

Eind juni ( de laatste zaterdag van die maand) is het mogelijk om mee te doen aan een mixed-dubbelcompetitie, die wordt georganiseerd door TCH. Ook niet-leden kunnen hierop inschrijven. Het is een gedroomde kans om nader kennis te maken met de club en zijn leden. Meedoen is belangrijker dan winnen. Traditioneel wordt deze dag afgesloten met een deugddoende BBQ.

9.4 Double Firday

Iedere eerste vrijdag van de maanden mei tot en met september organiseert ons Event-team een dubbeltornooi waarop alle leden van TCH Herzele kunnen inschrijven. Bedoeling is in een sfeer van gezelligheid, animo en sfeer een leuk potje tennis te spelen en daarbovenop samen een hapje en een drankje te nuttigen op kosten van de club! 

Inschrijven gebeurt via mail die alle leden ontvangen van ons Event-team. Wees er snel bij om in te schrijven, de plaatsen zijn namelijk beperkt tot 32 deelnemers.

9.5 Kosten

De kosten voor deelname aan de diverse competities en de beschikbaar gestelde ballen worden vooraf meegedeeld en komen voor rekening van de deelnemende teams.

10 Jeugdactiviteiten

Tennislessen het ganse jaar door. Tennis/omnisport stages tijdens de zomer. Jeugdkampioenschap. Begeleid spelen tijdens de maanden juli en augustus Deelname aan jeugd – en kidstornooien. En natuurlijk, indien meer informatie gewenst, contacteer onze verantwoordelijke jeugdbeleid

11 Diversen

11.1 Schoonmaak clubhuis en verzorging terreinen

Het spreekt voor zich dat ieder lid zorgt dat de banen en het terrein ernaast netjes worden achter gelaten. Vernielingen aan het terrein, de banen of het clubhuis worden bij het verantwoordelijke lid in rekening gebracht. Beschadigingen en vernielingen vragen we je terstond te melden bij een van de bestuursleden om te zorgen dat deze zo snel mogelijk worden hersteld.

11.2 Informatievoorziening

Informatie over TCH vind je op tcherzele.be Hier staat alles vermeld over samenstelling bestuur, activiteiten, competities, inschrijfformulieren etc. Verder verschijnt er periodiek een digitale nieuwsbrief. Hierin worden uitslagen, mededelingen vanuit het bestuur, actuele informatie e.d. opgenomen.

11.3 Camera bewaking

Gezien de aanwezigheid van een tablet en toebehoren toch enige waarde vertegenwoordigt wordt de chalet en het terras onder camerabewaking geplaatst. De opgenomen beelden zullen enkel bekeken worden indien er aanwijzingen of vermoedens van misbruik, vandalisme of diefstal worden vastgesteld. Dit kan enkel gebeuren door minimum 2 gemachtigden van het bestuur samen of door een officiële gemachtigde.